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オックスフォード・インストゥルメンツ株式会社 -導入事例

導入事例一覧

作業報告書の電子化で
業務効率を大幅に向上

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導入前の課題
  • 課題1 フィールドエンジニアの業務負担を軽減したい
  • 課題2 出張や外出により承認・請求処理が遅くなる
  • 課題3 紙やプリンター・トナー等のランニングコストがかかる

導入後の効果
  • 年間120日の出張・外出を行うフィールドエンジニアの業務を効率化
  • 請求処理までの時間が最長2週間から最短で1日に短縮
  • 運用コストを60~70%削減、個人情報漏洩のリスク軽減

1. 業務効率化を目指し、作業報告書のペーパーレス化に着手

LALA ガーデンつくば

オックスフォード・インストゥルメンツ株式会社 MRI事業部では、「Max(Magnet Expert group) Asia」のブランド名で、フィールドエンジニアが医療画像機器の保守サービスを展開しています。日本以外にアジア・オセアニア地域をサポート、訪問日数も年間120日以上に及びます。そこで課題となっていたのが作業報告書のペーパーレス化です。作業終了時には、Excelによる作業報告書をPCに接続したモバイルプリンターで印刷、お客様から手書きで承認サインをもらっていました。請求処理にはサイン済の報告書を上司に提出、承認が必要ですが、出張が続くと提出が遅れ、請求に最長2週間かかることもありました。また、プリンターを常備することの負担や、コスト抑制の一環として紙やトナー代の削減も課題視されていました。

2. 自然な書き心地とWindowsPCとの相性を評価

マリンピア2

作業報告書のペーパーレス化にあたり、お客様にPC上のファイルに直接サインしてもらうため、ペン型マウスやiPad等のタブレットの導入も検討しました。しかし、サインが上手くできず、Excelとの連携が困難であるなど、求める要件を満たせませんでした。そこで選択されたのが、ワコムの液晶サインタブレット「STU-300」です。採用理由は、PCとの容易な接続が可能であること、そして紙に直接署名しているように滑らかでスムースな書き心地にありました。

3. 作業報告書の電子化を本格開始、お客様からも書きやすいと好評

伝票のクレジット化

MRI事業部では、ワコムの協力のもと、実機による検証を経て改ざん検知機能を搭載し、ISOに準拠したPDFファイルでの保存が可能な「SkyPDF for sign Tablet」(株式会社スカイコム)とともにSTU-300を導入。2014年1月から電子化された作業報告書の運用を開始しました。現場からの評価ですが、筆圧機能に対応したSTU-300はお客様からも「紙のようにサインが書きやすい」という声が多数寄せられています。なお、Excelで作成された作業報告者はFileMakerによる顧客データベースと連動しており、あらかじめ顧客情報や作業内容等のデータが読み込まれています。そして保守作業終了後、STU-300を用いてお客様から電子サインされた報告書は、即座にPDF化され上司にメールで承認申請される一方、お客様にも控えとしても送付されています。

4. 請求書は最短一日で発行、運用コストも60~70%削減

伝票のクレジット化

STU-300による作業報告書の電子化で、請求書の発行が最短で1日まで短縮化されました。このように迅速な請求処理が実現できたほか、いつでもどこからでも作業報告書を提出可能となり、月末に事務担当者の作業が集中することもなくなりました。また、フィールドエンジニアも出張時の荷物が減ったうえ、作業報告書の提出のためだけに出社する必要がなくなり、大幅に業務が効率化しています。一方、ペーパーレス化により運用コストも紙代だけで約60~70%削減、加えてトナー代やモバイルプリンター故障時の修理費も不要となりました。さらに、紙と比べて紛失や盗難等、セキュリティ面で個人情報漏洩のリスクも軽減されたほか、長期保存も可能となりました。

STU-300でペーパーレス化を実現し、業務効率を大幅に向上したオックスフォード・インストゥルメンツMRI事業部。その効果は社内でも認知され、現在では他部署での導入、活用も進んでいます。

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