液晶ペンタブレットを活用した予算編成業務 ペーパレス化
株式会社ワコムは液晶ペンタブレットという製品を通じて、自治体の窓口業務から 内部業務迄、幅広くご支援をしております。今回は、予算編成業務向けで新たに 液晶ペンタブレットをご採用頂いた大東市 財政課様にお話を伺いました。
導入事例：大東市 政策推進部 財政課
大東市様では昨今、政策推進部 行政サービス向上室を中心に行政サービスの向上に向けたデジタル化の取組みを推進されています。その中で今回、庁内の業務効率の向上に向けた取組みとして、財政課における予算編成業務のペーパレス化に着目をされました。
財政課での業務は多岐に渡りますが、次年度に向けた予算の準備、協議は毎年10月～11月頃に実施されます。また、その他補正予算の対応も四半期毎にあります。 従来は、庁内各課にて要求事項をPDFに纏められた後、財政課に送付され、受信後に紙で印刷。そして、書面での予算要求書をもとに対面でヒアリング、メモ書き等を行う運用を取られており、日頃から以下のような課題があると認識をされていました。
・紙での印刷に時間、保管スペースを取られる。
・後から参照する場合に探す手間がかかる。
・書類が多く、運搬時に負荷がかかる。
これらの解消のため、ペーパレス化を図れるデバイスの検討が行われ、最終的にワコム製品が採用されることとなりました。普段からワコム製品をご利用頂いている職員がおり、電子ペンによる使い勝手等を認知頂いていたため、候補としてあがったことがきっかけです。また、機種の選定理由としては液晶画面に内容が直接表示されていた方が直感的に書きやすいこと等があり、液晶ペンタブレットを今回ご選定頂きました。
【液晶ペンタブレット導入後の業務フロー変化】
結果的に想定通りの効果が表れ、今回のペーパレス化によって実現できた時間短縮により「他の業務にも注力をできるようになった」と高評価のコメントを頂きました。
これまでは1回の対応につき資料保管でロッカーを1人2段は占有していたところを“完全０”に。そして紙のバインダーを台車で運搬されるケースも多々ありましたが、運搬作業自体が”不要”になったともお声を頂きました。PDF資料への書き込みについては、細かな内容も多いですが紙で書くことと同じように誰もがストレス無く、液晶ペンタブレットのご活用を頂いているとのことでした。
現在ワコムの液晶ペンタブレットは大東市の財政課の全職員分、6台が導入されています。昨今では予算編成業務のみならず、市長や他課等への説明資料作成でもご活用を頂いているとのことでした。今後は似たような「紙」を取り扱う課へも横展開をなされていきたいと、前向きなコメントを頂きました。
ワコムは今後も自治体様における電子化、ペーパレス化についてご支援を進めて参ります。
ご導入前の試用、評価のご依頼も受け付けておりますので、お気軽にお問合せ下さい。
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