定例会やチームミーティング…気がつくとスケジュールが会議でびっしり埋まっていることはありませんか？非効率な会議は、参加者全員の時間を無駄にしてしまいます。ダメな会議に陥りやすいポイントを見直して、効率的で有意義な会議を目指しましょう！
問題1. 会議の「目的」と「ゴール」が分からない
『会議』と一括りにされがちですが、会議は大きく分類すると「情報を共有」する会議と、その場で「議論」が必要な会議の2種類に分かれます。特に気を付けたいのは、その場で「議論」を行う場合です。
例えば、新商品の企画出しを会議で行うとします。目的の共有がうまく行えないと、個人で企画のアイデアを持ち寄るのか？はたまたその場でブレストをするのか…？参加者1人1人の目的にズレが生じ、時間のロスにつながります。会議がスタートする前に、あらかじめ趣旨を伝えておき、時間内での結論のゴールと目標を決めることがポイントです。
「目的」と「ゴール」をアジェンダで事前にシェア！
活発な意見交換が行えなかったり、時間内に終わらなかった…という時は「資料やアジェンダの共有がされていない」場合が多いです。会議中に議論をメインで行う場合は、数日前にはアジェンダを共有しておくことが大切です。参加者も事前に準備をする時間が無いので、その場でいきなり議論をするのが難しく、会議が時間内に終わらない要因の一つになります。共有する資料を作り込む時間がない場合は、Bambooスマートパッド（デジタルメモパッド）を使い、手書きでササッと要点のみを伝えるだけでも、参加する人の意識を変えることができます。
問題2. 「参加者」が多く、会議に集中できない
定例会や報告会など、全体のコンセンサスを得る必要がある場合は、会議の参加人数が多くなりますよね。人数が増えるほど、意思決定に時間がかかったり、時間内に終わらないことも。中には、会議に参加する時間を非効率に感じ、PCでメール返信や資料作成といった内職をはじめてしまう人もちらほら。人数が多い会議は「自分には関係ない」という意識につながりがちです。あらかじめ、参加者がその会議に「必要」なのか見極めることがポイントになります。「任意で参加」など仕事の進捗状況によって参加者側に判断を委ねることも大切です。
会議の人数は適正？
議事録の共有だけでも十分意見交換を行うときは、少人数のほうが気兼ねなく発言できるので、効率的な会議につながります。「とあえず、この人も呼ぼう」という意識ではなく、最小人数メンバーを招集するように心がけましょう。
自分が出席する必要性がない場合は、参加を辞退することも大切です。あとから議事録に目を通せば内容が把握できる案件などは、無理に出席せず会議のスリム化を行いましょう。
問題3. 議事録を書くのに時間がかかり共有が遅れる
会議の直後には内容を鮮明に覚えていても、数日経つと「誰がいつまでに何をするんだっけ？」…と細かいタスクの進捗状況が不明確になりがちです。会議が終わった当日中には、参加者全員に議事録の共有を行いましょう。議事録を書き慣れていない人は、書くのに時間がかかりますよね。細かい体裁は気にせず、重要なポイントや進捗状況をまとめると時間の短縮につながります。
その場で確認！情報は簡潔にまとめる
会議が終わった後に議事録を一から作ると内容が曖昧になり、作業時間が大幅にかかることはありませんか？議事録担当者は会議中に議事録を作成し、会議の最後に2～3分程度、内容を確認する時間を確保すると、議事録の精度が格段に変わります。不明確な部分は参加メンバーにその場でヒアリングでき、全体の合意も得られるので、作業時間が大幅に削減できます。
会議にPCが持ち込めない場合は、Bambooスマートパッド（デジタルノート）を使うという方法もあります。手書きメモがデータとして保存できるので、会議の流れや発言者のメモなど備忘録にも重宝します。
デジタルノートを使うという選択肢も！
毎日の業務の中で、会議が続くと一人の作業の時間がひっ迫しがちです。目的とゴールの設定はできているか？ 自分が参加する必要があるのか？今までの会議を見直すことも大切です。アジェンダの共有や議事録などはBambooスマートパッドなどデジタルノートを使うという選択肢もあります。便利なツールを使い効率的な会議を目指しましょう。
文／やまぐち まきこ
