日々行われる会議。ちょっとしたコツで、目的意識をクリアにできれば有意義に時間を使うことができます。そこで雑誌やWebメディアでライターとして活躍する小口覺さんに、ご自身で考案されたToDo管理「タスクビンゴ」について伺ってみました。
皆さん、毎日のタスク管理はどうやってますか？私の場合、スケジュール管理はデジタル（Googleカレンダー）を使っていますが、ToDoは紙でやるのが好きです。なぜなら、記入のしやすさや一覧性、なによりタスクをこなしたときの達成感が、紙の方が優れていると思うからです。普通、ToDoリストは箇条書きですが、タスクを縦横のマス目に記入することでゲーム性を加えた「タスクビンゴ」を考案しました。
やり方は簡単です。紙に4×4、5×5というようにマス目を書き、そこにタスクを記入します。タスクが処理されたら「×」で消していく。1列すべて完了したら「ビンゴ！」です。ビンゴになったからといって商品はありませんが、ちょっとした達成感が味わえます。リーチ状態だと「あと1つでビンゴになる」となり、そのタスクを処理する気になりますし。普通のビンゴは1列揃ったら終わりですが、タスクビンゴでは「ダブルリーチ」ならぬ「ダブルビンゴ」「トリプルビンゴ」、理想は全クリア目指して頑張ることになります。今回は『会議』で使えるタスクビンゴを紹介します。
タスクビンゴの基本ルール
まずはタスクビンゴの基本ルールを説明します。
縦横のマス目を書きます。今回は定規を使って線を引きましたが、フリーハンドで構いません。
タスクを記入してきます。マスは最初から全部埋めなくてもOK。会議をしながら発生した案件を追加で書いていきましょう。
Wacom Inkspaceアプリに転送。事前に出席者と共有しておけば、会議の進行を効率化できます。
会議の進行を管理する
決定事項が明確になることが会議の成功だと言われています。決定すべきことを、「担当者」「予算」「期日」「KPI設定」「課題の洗い出し」「次の会議の日程・テーマ」など細分化しておき、進行役や責任者がチェックしていけば、会議の成功は間違いないでしょう。
会議の準備にタスクビンゴを使う
さらに、このタスクビンゴは会議の準備にも使えます。会議はただその場にいるのではなく、事前準備が大事です。必要な作業を細分化してタスクを書いていきましょう。
たとえば、「Webで関連情報を調査する」「社内をヒアリング」「アイデアを10個考える」「プレゼン資料作成」「上司に事前にチェックしてもらう」などでしょうか。「会議室を予約する」「スケジュールを共有する」といった、シンプルな作業を混ぜてもいいでしょう。
デジタルデータにすれば、さらに効率よくタスク処理できる
基本、紙とペンだけでできるタスクビンゴですが、Bambooスマートパッドを使うことで、スマホなどでの確認や他の人との共有が可能になります。スマホなら電車の中などでもタスクが確認できますし、パソコンのデスクトップに表示しておくと見やすくて便利ですよ。
完了したタスクは消していきます。画像アプリに書き出せば、スマホでもチェックを入れられます。
パソコンのデスクトップに表示。クラウドでデータ保管しているので、自宅で作ったリストを会社のパソコンで使うこともできます。
タスクを整理すると目標がクリアになり、会議も効率的に進めることができます。会議の前のちょっとした時間にタスクビンゴを書いて、参加者に共有しておけば、共通意識も高まります。楽しみながらトリプルビンゴを目指してみませんか？
文・小口覺
